Grâce au télétravail et au développement des techniques de communication, toute entreprise peut choisir d’externaliser certaines tâches. Externaliser son secrétariat consistera donc à confier à une entreprise extérieure une tâche qui basiquement peut être essentielle. Ce n’est pas rien. Une secrétaire indépendante appelée également télésecrétaire ou secrétaire à distance est une personne à laquelle on peut sous-traiter des travaux de secrétaire quelques heures par semaine ou par mois.
Les points positifs du télésecrétariat externalisé
Avec un télésecrétariat externalisé, tout est simplifié, on n’a pas à gérer d’indemnités de précarité, de congés maladie, de congés payés, ni de TVA. De ce fait, il suffit de payer pour le travail demandé. La télésecrétaire peut travailler à distance ou dans les locaux de l’entreprise. Elle peut donner une aide précieuse dans le classement des dossiers, rédiger un courrier ou créer un fichier d’adresses ou une base de données, transcrire des enregistrements à distance. Grâce à cette solution, il est plus facile à l’entreprise de traiter ses dossiers importants. Avec le télésécrétariat téléphonique, vous vous donnez les moyens de vous concentrer sur vos clients en déléguant certaines tâches administratives.
Par ailleurs, disposer d’un télésecrétariat externe permet également une meilleure gestion des demandes clients puisque la tâche est confiée à des personnes plus compétentes. Ainsi, une meilleure gestion donnera des résultats plus à même de satisfaire les clients. La personne ou l’entreprise à qui on loue ce service de secrétariat téléphonique sera donc en charge de faire ce travail que vous ne pouvez assurer seul. Pour le prestataire, effectuer le secrétariat téléphonique à distance sera plus aisé. Il lui suffira d’exécuter les tâches en fonction de directives spécifiques. Les missions seront donc entre les mains des secrétaires professionnels. Vous recherchez des astuces et conseils pour optimiser votre espace de travail, consultez le site Gataka.
Le téléscrétariat externalisé : gain de temps, d’argent et d’espace dans les locaux
En externalisant le poste de télésecrétariat, on peut déléguer toutes les tâches à savoir classement, courrier, ou gestion des appels. De ce fait, on peut totalement se consacrer à son métier. De plus, si c’est toujours la même personne qui intervient, on peut éviter de perdre du temps à réexpliquer les mêmes choses parce qu’elle est bien formée. On peut donc dire que l’externalisation de secrétariat téléphonique à distance devient une évidence pour beaucoup d’entrepreneurs afin de gagner du temps. Cette solution permet à une entreprise de continuer à se développer tout en optimisant son budget. Ainsi, on paie le travail réalisé et non des heures de travail.
En outre, disposer d’un secrétariat téléphonique à distance donnera aussi à une entreprise plus d’espace dans les bureaux. Ceci est pratique, surtout si la société est en pleine croissance et que le nombre des collaborateurs s’accroit régulièrement. On n’aurait pas à réserver un accueil pour un secrétariat, mais plutôt réserver tout l’espace dont on dispose pour la création de bureaux et accueillir les clients sur rendez-vous.
Pas d’engagement de durée et une maîtrise du budget avec le télésécrétariat externalisé
Avec le télésecrétariat externalisé, une entreprise n’est pas obligée de contracter ou de signer des contrats d’engagement de longue durée. Avec la plupart des offres disponibles sur le marché de l’externalisation, on peut décider du nombre d’heures selon les besoins, une heure ou plusieurs jours par mois.
